Pemeliharaan Arsip

1. Konsep Dasar/Pengertian:

Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif.

a. Penyebab kerusakan Arsip

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni factor intrinsik dan ekstrinsik.

• Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya  kualitas kertas  (kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber Ph 7. Ukuran Ph ini dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering digunakan untuk mengukur Ph adalah Ph meter), pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll. Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan ini bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.  

• Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organism perusak, dan kelalaian manusia.
  1. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain  temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu.
  2. Biologis, organism perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.
  3. Kimiawi yakni kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.
  4. Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip mudah rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan, atau percikan minuman, dsb.nya. 
    

b.     Usaha Pencegahan Kerusakan

Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan, antara lain menggunakan bahan yang bermutu tinggi, Kertas, tinta, karbon, lem, dan bahan-bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastic lebih baik dari penjepit terbuat dari logam, karena plastic anti karat. Disamping itu, ruangan penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin sehinga mendukung keawetan arsip. 

• Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak di luar daerah industry dengan luas yang cukup untuk menyimpan arsip yang sudah diperkirakan sebelumnya. Kalau merupakan bagian dari satu ruangan gedung, hendaknya ruangan arsip terpisah dari kegiatan kantor lainya dan tidak dilalui saluran air.
• Kontruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela diletakan di bagian yang tidak memungkinkan sinar matahari langsung masuk ke dalam ruangan. Kalau jendela sudah terlanjur terpasang, dapat diberi kaca berwarna kuning tua atau hijau tua untuk menyaring  sinar ultraviolet . Untuk mencegah masuknya debu dan berbagai macam serangga, sebaiknya ventilasi udara dan jendela diberi kawat kasa halus.
• Ruangan sebaiknya dilengkapi  penerangan, pengatur temperature ruangan, dan air conditioner (AC) yang bermanfaat untuk mengendalikan kelembaban udara di dalam ruangan. Kelembaban udara yang baik sekitar 50%-60% dan temperatur sekitar 60°C-75°F atau 22°-25°C.
• Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun sisa makanan.    

 
 c.      Alat Penyimpanan
Alat penyimpanan seperti lemari, filing cabinet,rak, dan lainya terbuat dari logam tahan karat. Peralatan dari kayu disamping daya tahanya lebih kecil  juga mudah terbakar dan rentan terhadap seragnan rayap dan serangga lainnya. Adapun alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap (vacuum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperature dan kelembaban udara) alat pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran. Dll.

• Setiap 6 (enam) bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga, seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, dan sebagainya, tetapi jangan sampai mengenai barang-barang arsip. 
• Untuk mencegah kecoak bisa menggunakan kapur barus disela-sela buku/arsip yang kelihatan gelap.  
• Untuk mencegah rayap dapat digunakan sodium arsenit yang dituangkan ke celah-celah  lantai  
• Cara terbaik untuk membunuh kutu buku dengan jalan fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan memasukan berkas-berkas arsip ke dalam suatu ruang tertutup, lalu ke dalam ruangan itu disemprotkan bahan kimia berupa cairan gas etilena oksida dan karbon dioksida selama 3 jam. Setalah 3 jam semua telur dan larva kutu buku akan mati.  

2.     Perawatan Arsip
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.  

• Arsip yang rusak karena robek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang robek ditempeli kertas yang sejenis dengan menggunakan perekat dari kanji (tepung ketela). Bila sangat parah dapat minta pertolongan ahli di ARsip Nasional.
• Cendawan yang melekat pada arsip dapat dihilangkan dengan mengoleskan cairan aseton, atau cairan thymol dengan spiritus, atau cairan formalin 40% dengan air. Bercak jamur pada arsip berupa buku dapat dicegah agar tidak menjalar dengan cara menyelipkan tisu pembasmi  jamur pada sela-sela halaman buku setiap ketebalan 5mm.
• Arsip yang basah/terendam air terlebih dahulu dibersihkan dari lumpur yang menempel dengan mengoleskan kapas sedikit basah agar kotoran dapat terserap oleh kapas tersebut. Kemudian bila arsip berbentuk bendel, buka ikatan bendel dan peraslah air dari bendel tersebut dengan cara menekanya perlahan-lahan. Selanjutnya, arsip dikeringkan dengan jalan meletakan arsip diatas kertas penyerap (blotting paper), kemudian menaruhnya di tempat dan ruangan yang kering, tidak terkena sinar matahari, dan cukup ada hembusan angin hingga kering. Cara lain adalah arsip diletakan diantara kertas penyerap lalu disetrika kering. Bila kertasnya melekat satu sama lain, pisahkan dengan pisau tumpul.  

1.     Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi atau informasinya  tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui persis  mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana  arsip yang sangat rahasia. Usaha pengamanan antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai  berikut:

1. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.
2. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
3. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
4. Arsip ditempatkan yang aman dari pencurian.   

 2.     Bahan Arsip Kertas
Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan. Karena informasi yang terekam dalam bentuk teks maka arsip ini disebut juga sebagai arsip tekstual (terminologi Kearsipan Nasional, 2002). Kertas permanen adalah kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifatnya yang akan  mempengaruhi keterbacaan dan penanganan dokumen saat disimpan dalam kondisi tertentu untuk jangka waktu lama. Dua aspek penting kertas permanen adalah daya tahan simpan (permanen) dan tahan pakai (durabilitas).

Penggunaan kertas dengan nilai kegunaan dalam jangka waktu lama untuk jangka simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain dan serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (pH) 7 (Keputusan Menpan No.72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas)

 Referensi:

1.        Agus Sugiato dan Teguh Wahyono (2005) Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media.

2.        Martoatmodjo, Karmidi (2010) Pelestarian Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas Terbuka.

3.        Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas (2007): Jakarta, Pusdikalat ANRI.