Pemindahan Arsip

1. KONSEP DASAR : Pengertian Pemindahan Arsip

Memindahkan arsip inaktif  dari unit pengolah  ke unit kearsipan  dalam lingkungan intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip,  yang dilakukan dengan cara:

1. Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah  ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi;
2. Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku;
3. Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.

• Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun  (UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan) 
• Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun (PP No. 34 Tahun 1979)
  
  Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya  bagi pelaksanaan kegiatan instansi  serta  dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
  
  Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu:
  

  1.  Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA),
  2. Penentuan media penyimpanan, dan
  3. Penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.

      

2. TUJUAN DAN RUANG LINGKUP MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan  informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.  Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:

• Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien; 
• Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah;
• Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam  maupun  oleh manusia.

Pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan pemeliharaan. Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage), pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan.

Ruang lingkup manajemen arsip inaktif dapat mencakup kegiatan sebagai berikut:

• Penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif,
• Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,  
• Pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur (kacau),
• Penataan dan penyimpanan arsip inaktif,  pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip inaktif,  pelayanan arsip inaktif, penyerahan arsip ke lembaga kearsipan, dan pembinaan dan pengevalusian.

3. PENYIAPAN SARANA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam pemindahan arsip, yakni: 

• Jadwal Retensi Arsip
• Formulir,
• Berita acara pemindahan arsip inaktif.
• Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah  bok arsip. 

Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf  yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif.

Jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah  kesepakatan tertulis antara pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan.

    3.a.  Pengertian Jadwal Retensi Arsip  (JRA)

• Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, JRA adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang sisusun dalam daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. 

          Berdasarkan peraturan perundangan tersebut dapat disimpulkan bahawa JRA berisi elemen-elemen:

1. Daftar
2. Berisi jangka waktu simpan arsip
3. Sebagai pedoman penyusutan/pemusnahan arsip.

Jadwal Retensi dokumen perusahaan ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan (psl 11 UU  No.8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan).

•  Berdasar Undang-Undang N0. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah dafar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan arsip.       

        Contoh Jadwal Retensi Sebuah Perusahaan

No.	Jenis Dokumen	Jangka Waktu Simpan Dokumen		Keterangan
		Aktif	Inaktif
I	AKUNTANSI 1.    Transaksi Keuangan Berikut Pendukungnya: a.    Bukti kas masuk dan kas keluar b.    Bukti bank masuk dan bank keluar	3 tahun setalah disahkan RUPS	7 tahun	Musnah
	2.    Pencatatan Keuangan BerikutPendukungnya: a.         Rekening koran b.        Bukti memorial dan rekapitulasinya c.         Buku besar/General Ledger (GL) d.        Buku pembantu tambahan/sub GL	5 tahun setelah disahkan RUPS	5 tahun	Musnah
	3.  Pelaporan keuangan tahunan berikut lampirannya: a. Laporan keuangan dan neraca b. Laporan rugi laba	3 tahun setelah disahkan RUPS	7 tahun	Permanen
	4. Proses Pemasukan Deviden: a.                                                                     Surat pemberitahuan b.                                                                     Surat transfer	2 tahun setelah pembayaran	3 tahun	Musnah
	5.  Hasil pemeriksaan ekstern meliputi: a.         Surat pemberitahuan (surat tugas) b.        Laporan BPKP c.         Pemeriksaan BEPEKA dan dokumen pendukungnya d.        d. Laporan hasil audit BPKP (Management letter, Evaluasi kinerja, dan Audit keuangan)	2 tahun setelah disahkan RUPS	Permanen	Permanen

3.b. Formulir Pemindahan Arsip Inaktif : adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif.

3.c. Berita Acara pemindahan arsip inaktif : dibuat untuk bukti pertanggungjawaban secara sah  tentang  adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif  dari pimpinan unit kerja ke  pimpinan unit pusat arsip.

3.d. Sarana pemindahan arsip inaktif:  menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000  tentang Standar Bok Arsip. 
 

4. PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan,  penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai  pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif.  Tahap kegiatan ini dilakukan untuk  menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.

Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif  dapat didesain dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi.  Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif  langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan. 

Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir . 

Contoh Formulir Daftar Arsip yang Dipindahkan

No.	Series/Jenis Arsip	Tahun	Jumlah	Kondisi	Penataan	Keterangan

Referensi 
1.         Modul Jadwal Retensi Arsip (2007). Jakarta: Pusdiklat ANRI.
2.         Modul Penyusutan Arsip (2007). Jakarta: Pusdiklat ANRI. 
3.         Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono (2005): Manajemen Kearsipan Moden: Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.