KEARSIPAN: DITINJAU DARI PERATURAN DAN PERUNDANGAN Oleh Jusuf

1. Undang undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

    Dasar Pertimbangan

    a. Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban, harus dikelola dan diselamatkan.

b.  Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

c.  Tantangan globalisasi, penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih serta peningkatan kualitas layanan publik, dan penyelenggaraan kearsipan di semua lini, harus dilakukan penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu.

d.  Pengaturan yang masih bersifat pasial dan tersebar sehingga perlu pengaturan secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

e.  Penyelenggaraan kearsipan  bersifat terpadu, karena pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas.

f.  UU no. 7 tahun 1971 yang perlu disesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat.

2.

3.

4.

5.

Continue reading ...

Pemindahan Arsip

1. KONSEP DASAR : Pengertian Pemindahan Arsip

Memindahkan arsip inaktif  dari unit pengolah  ke unit kearsipan  dalam lingkungan intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip,  yang dilakukan dengan cara:

1. Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah  ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi;
2. Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku;
3. Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.

• Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun  (UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan) 
• Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun (PP No. 34 Tahun 1979)
  
  Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya  bagi pelaksanaan kegiatan instansi  serta  dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
  
  Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu:
  

  1.  Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA),
  2. Penentuan media penyimpanan, dan
  3. Penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.

      

2. TUJUAN DAN RUANG LINGKUP MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan  informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.  Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:

Continue reading ...

Pemeliharaan Arsip

1. Konsep Dasar/Pengertian:

Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif.

a. Penyebab kerusakan Arsip

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni factor intrinsik dan ekstrinsik.

• Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya  kualitas kertas  (kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber Ph 7. Ukuran Ph ini dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering digunakan untuk mengukur Ph adalah Ph meter), pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll. Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan ini bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.  

Continue reading ...